Четыре шага к автоматизации работы с обращениями жителей домов

Мы продолжаем рассказывать о том, как реализовать лучшие практики при организации аварийно-диспетчерской службы управляющей организации с учётом требований законодательства. Читайте, как с сервисом «АДС на 100%» повысить эффективность клиентской службы УО при обработке обращений жителей домов и контролирующих органов.

Проверяем, соответствует ли АДС требованиям постановления № 416

Содержание МКД июль’19

Шаг 1: ознакомьтесь с видеоинструкцией

Мы уже рассказывали и показывали, как с помощью сервиса «АДС на 100%» вести электронные журналы регистрации заявок, создавать заявки на платные работы и передавать их на исполнение. В третьей видеоинструкции исполнительный директор РосКвартала Борис Валит подробно разъяснил, как сервис поможет управляющей организации улучшить работу клиентской службы и вовремя ответить на все входящие обращения:

➡️ Смотрите видео во ВКонтакте

Шаг 2: зарегистрируйте обращение согласно их типу

В сервисе «АДС на 100%» мы отдельно выделили группу входящих писем УО, которые не требуют выезда специалистов по адресу заявителя: заявления, жалобы, просьбы и запросы информации. Это обращения, которые относятся к разделу «Секретариат», поскольку, как правило, в УО такие письма получает и регистрирует секретарь.

После регистрации обращения передаются либо руководителю на рассмотрение, либо сразу на исполнение в юридический отдел, клиентскую службу, бухгалтерию. В результате таких «переходов» письма из отдела в отдел могут потеряться или же истечёт установленный законом срок направления ответа. А это уже повод для привлечения УО к административной ответственности и наложения штрафа.

Чтобы избежать неприятных последствия нарушения требований НПА к работе с обращениями жителей домов и надзорных ведомств, мы рекомендуем фиксировать их в программе: это позволит руководителю управляющей организации держать под контролем переписку с гражданами и снизить временнЫе затраты на бумажную работу.

Как УО организовать эффективную работу АДС с заявками жителей

Технологии в ЖКХ сентябрь’19

Шаг 3: внесите всю имеющуюся информацию по обращению и проставьте сроки исполнения

Алгоритм регистрации входящего обращения в сервисе «АДС на 100%» прост: авторизуйтесь в сервисе и перейдите во вкладку «Журнал обращений» – «Секретариат». Это электронный журнал, в котором можно не только регистрировать входящие письма, но и

• вносить дополнения и комментарии;
• следить за исполнением обращений;
• общаться с непосредственными исполнителями;
• обмениваться документами, фото и видеофайлами.

При поступлении нового письма необходимо занести его в сервис с помощью кнопки «Добавить обращение». Затем в форму вносится вся информация по заявлению и в поле «Тема обращения» выбирается его тип. С помощью этого поля УО может создавать каталоги писем жителей многоквартирных домов по темам: перерасчёт, предоставление информации, переоформление лицевого счёта и другое.

При создании обращения в сервисе сотрудник выбирает исполнителя и проставляет срок, когда должен быть дан ответ на письмо. Также, при необходимости, к заявлению прикрепляются файлы: например, скан-копия письма и приложений к нему. После того, как обращение создано, назначенный исполнитель получит уведомление об этом. Пошагово о создании в сервисе нового обращения рассказано в видеоинструкции.

10+ идей, как УК повысить доход и получить в управление лучшие дома

Технологии в ЖКХ 20 мая 2019

Шаг 4: закройте обращение после направления ответа заявителю

Сервис «АДС на 100%» позволяет не только регистрировать обращения, но и совершать с ним действия, необходимость в которых возникает при работе с письмом:

1. Оставить дополнительные/новые комментарии к обращению.
2. Приложить документы или фотографии, в том числе подтверждающие исполнение обращения.
3. Отслеживать историю работы с заявлением, что поможет контролировать правильность действий сотрудников и сроки исполнения.
4. Просмотреть историю переписки с адресантом.

Сотрудник, назначенный исполнителем по обращению, в сервисе может отложить работу на более поздний срок, например, если требуется сделать дополнительный запрос информации у заявителя или подрядчиков. Когда недостающие сведения или документы получены, исполнитель возвращает заявление из отложенных, нажав на кнопку «Взять в работу».

Когда ответ на обращение составлен, ответственный сотрудник завершает работу, делая отметку о типе ответа, и кратко описывает его суть. Также необходимо указать, каким образом заявитель получил ответ: лично, по почте, электронным письмом. Подробно работу с зарегистрированным обращением жителя мы разобрали в видеоинструкции.

В третьем видео из цикла тематических мини-вебинаров про новые правила работы аварийно-диспетчерской и клиентской службы мы также рассказали об особенностях регистрации в сервисе «АДС на 100%» не только обращения жителей домов, но и документов от надзорных органов. Это легко и удобно.

Попробуйте в действии онлайн-сервис «АДС на 100%» уже сегодня, оставив заявку на бесплатный демо-доступ. Вам понравится!

Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами.